随着企业信息化建设的不断发展与进步，企业在管理中也开始实现数字化应用，逐渐将企业日常办公信息化，企业电子信息数据主要以结构化的数据库和非结构化的文档数据库为主，但音频视频文件、资料合同等电子文档并没有进行规范化的管理，因此企业文档管理系统对于企业日常办公管理尤为重要。
传统的文档管理大多是依靠人工对纸质文档归档整理，随着企业规模增大、各类业务文档数量增长、储存纸质文档的空间需求不断增加，这种管理模式极易造成混乱，且检索时间长，不仅导致文档管理效率低下，一旦出现文档破损丢失等问题，会给企业带来一定的经济损失。
什么是企业文档管理系统？
企业文档管理系统不仅能够帮助企业将内部各类文书、纸质文件、购销合同等电子类文档进行综合管理，同样针对以往传统文档管理方式的弊端进行规范，简化了繁琐的管理工作流程，提高了电子文档管理的工作效率，协助企业文档信息越来越智能化。
企业文档管理系统能够帮助企业实现哪些功能？
一个优质的文档管理系统需要具备对现有文档进行管理，还需要能够准确快速的将新的纸质文档进行电子录入、存储以及团队共享，在存储纸质文档时可以自动识别文档内容并输出文字信息，文档分类归档后团队共享浏览，方便员工与管理者协同办公，保证文档信息更新的及时性和统一性。
文档管理简单来说是为了解决企业与个体之间的文档管理混乱，知识孤立等问题，目的是将所有企业文件集中起来，能够有序且高效地进行分类整合、同步及管理，从而构建企业专属的文件资源库。
文档管理过程中文档的存储也同样需要依托于计算机网络技术，将内外部文档统一录入传输到系统当中，而文档的录入也是多样性，面对纸质类文档，管理系统基于OCR及图形处理技术研发智能文字识别，无论是杂志、报纸、书本都可以通过OCR智能轻松识别转换成文字，形成电子文档并上传。
通过云存储方式来实现企业文档的集中存储、统一管控，文档管理系统不仅仅是单纯的存储电子文档，也同样支持企业在系统中进行文档的实时更新以及文档的导入导出，科学管理文档不仅能够确保企业文档的安全性也全面提高团队与个人的工作效率。