在工业设计过程中，是否遇到过这些情况：你辛辛苦苦画了一张图才发现，其实已经有同事做过了类似的设计，你仅仅需要稍微修改一下就可以。修改变更某份设计图纸时，有多人同时操作，结果储存的文件被相互顶替，最终不知道保存的是哪个版本。
这些是因为在图纸管理过程中个人或团体未能集成信息并在各部门间流通用以辅助业务，形成了信息孤岛，也称为知识孤岛、数据孤岛或组织孤岛，企业的员工不分享知识或协作，各部门沟通不力，导致重复努力，浪费时间查找相关信息。导致组织无法以敏捷的方式应对市场变化。
信息孤岛，其实只要通过彩虹图纸文档管理系统加强对企业图纸数据的集中管控管理和规范的流程审批，做到规范管理和梳理，以及文档的归档存储等， 为企业构建知识管理仓库，将重要知识财富打通数据，做到统一流程梳理和管理，统一登陆、统一运维，即可降低信息孤岛，提高工作效率。
一．实现图纸信息实时共享，防止重复工作
通过消除信息孤岛，可以使员工能够更快地找到必要的信息，并减少重新创建已完成的工作所花费的时间。
彩虹图纸管理系统为企业量身定制文档仓库，分为工作区、归档区、发布区、废止区、个人文件区文等5个文件区，存储各种类型的图纸文档资料信息，对工业图纸进行集中分类管理，形成清晰类别目录，全部文件一目了然，让图纸资料不会被隔离在个人的电子邮件收件箱或计算机中，公司内部的每个人都可以轻松地查看全县范围内知识库中的信息，同时系统可以细致管理公司每个人的职位权限，根据不同岗位职责工作范围单独设置，满足规模大、人员多的企业进行细腻的权限控制。可管控图纸文件的“创建、可见、编辑归档、变更、在线浏览、版本管理、流程、分享、收发、借用、复制、导出PDF、打印、删除”等20多种权限，安全性，同时，每个用户操作都有详细记录，可追溯历史信息。在共享资料的同时，也保证公司图纸文档的机密性。
二．图纸管理体系规范管理流程化，增加工作效率
彩虹EDM规范了审批流程，企业的员工可以通过流程审批模块清晰明了地查看到自身相关的流程信息。还添加了电子签名机制，可以直接在线上平台签字，管控流程的各个环节，把项目组成员从繁琐的首页签字中解放出来，提高协同效率。
三．参照借用、归档发布，图纸变更通知实时发布接收
彩虹EDM系统在企业图纸管理上提供了完整的文档生命周期管理方案，图纸的生命周期，一般是描述一个文档从设计、修改、到最终废止的全部“生命历程”。生命周期中包括检入、检出、取消检出、发布、归档、取消归档、变更、废止等相关的操作。覆盖了从“文档规划”，“文档修改”，“文档审核”，“文档发布”，“文档归档”，“文档重用”，“文档变更”的整个企业图纸、文档管理生命周期，规范了企业图纸管理全流程。
每次对图纸文档进行修改归档后，可以使用系统内设收发邮件、对话传输功能，直接可及时发布图纸变更通知，确保相关人员接收到信息，消除传统图纸管理模式造成的信息孤岛问题。