企业如何高效实现文档管理？

编者按：文档难以共享？缺乏高效便捷的团队协作工具？文档放到在线云平台担心安全？这时候，你可能就需要企业知识管理系统了。本文从企业文档管理常见问题说起，介绍了天翎KMS平台是如何帮助企业实现文档管理的。并进一步阐述了实现文档管理的意义。

概要：

一个企业从建立之初，便开始产生各种数据信息，形成文档，随着企业的发展，这些文档数量越来越庞大，也越来越难管理。面对巨量的企业信息，如何高效实现文档管理，是每个企业管理者关注的课题。

企业文档管理常见问题

在企业文档管理中，我们经常会遭遇一些问题：

文件分散在不同电脑、服务器或系统中，难以统一备份，不清楚员工对文件有过哪些操作，工作出现问题，无法实际追溯，文档存储不在本地，核心资料易泄露；查找缓慢，效率低下；知识库版本管理混乱。

2. 安全隐患

对于相对敏感的文档不能实现安全监控、信息保护、信息安全传输、身份识别、权限控制等，知识库安全缺乏保障；员工离职或调岗后，资料可能会丢失、外泄，严重威胁到文档安全；如果采用传统的纸质管理，不仅容易丢失，而且纸质文件不易保存，重要文件损坏后不可修复。

3. 协同共享难

管理系统功能无法集中存储，没有目录结构，知识库无法有效协作共享。

4. 知识赋能难

由于沿用传统的管理模式，企业往往把文档管理理解成文件的备份和保存，没有考虑到如何将文档管理与日常业务中的问题相结合，知识在沉淀后无法得到应用，无法形成企业知识网。

如何高效实现文档管理

在网络技术高速发展的今天，企业身处信息的洪流中，“逆水行舟，不进则退”，我们需要一个强大的文档管理系统，将海量的知识转化为企业前进的战舰，为企业赋能创新。

天翎的知识管理系统，融合了OA、PM、KM三大功能，以MyApps平台作为基础技术平台，依托强大的表单定制技术、流程引擎技术、报表技术、移动互联网技术等构建了以项目管理、内部业务流程管理、知识管理为核心的三位一体的平台。

从而帮助企业提升自身竞争力，实现“五化”，有效实现企业文档管理：

实现文档管理的意义

企业通过知识管理系统可以高效实现文档管理，它具有什么意义呢？

知识管理系统可有效对企业知识资产进行挖掘保护。主要包括集中整合、统一管理企业知识资产；建立知识的分类体系、知识索引和搜索平台、知识图谱和知识推送；管理知识的发布和版本；对知识进行有效管理并和合理归档，同时注重知识的信息安全管理。
知识管理有助于企业员工能力提升。当企业建立了合理的知识管理系统以后，一方面，在业务活动中，员工能方便、快速获取准确的相关知识，提高工作效率，帮助员工在其工作的领域提升专业能力。另一方面，知识管理系统建立的各个领域的专家图谱，连接各个领域的专家，当员工遇到疑难问题时，可以随时找到专家咨询，及时解决问题并提升自身能力。
创新创造价值。知识管理系统的建立提高了知识的重用率，避免“重复发明轮子”造成的隐形浪费。同时，知识管理让企业知识“活起来”，加快知识应用和创新能力。

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