一份标书刚发到客户邮箱，转头就出现在竞争对手的桌面上；
员工跳槽后，带走的客户资料成了新东家的“见面礼”；
这些场景绝非危言耸听，而是企业文档外发管理失控的真实代价。那么，文档外发太混乱怎么办？
本文精选五款文档外发控制系统，从权限管控到溯源追踪，手把手教你告别“发了就失控”的焦虑！
1、文档外发控制系统（ODM）
提供多种外发文档制作方式，如直接浏览方式、密码验证方式、硬件KEY方式、网络认证方式等。
具备详尽的日志审计功能，可以记录并审计登陆日志和操作日志。
应用范围：广泛应用于政府、军队、金融机构等需要高度保护敏感数据的行业。
2、域智盾系统
提供强大的数据安全和文件外发管理功能，支持数据加密、访问控制、操作审计、行为分析及日志记录等。
外发途径管控：可以禁止浏览器、程序、外设设备、U盘、邮箱、自定义程序等渠道的外发。
外发包设置：还可以根据需要设置外发包的最大打开次数和最大访问天数，从企业内部进行文件外发预防。
防止截图和打印：限制用户截图、打印、复制内容等操作，减少信息泄露风险。
限制外部存储设备：限制USB、移动硬盘等外部存储设备的使用，防止通过外部设备将文件外发。
审计功能：实时监控所有文件外发行为，并生成详细日志记录，便于后期追溯。
自动备份：支持对文件进行自动备份，有修改时备份、删除时备份等，确保在文件丢失或损坏时能够快速恢复。
应用范围：适用于需要高度保护敏感数据的各类行业。
3、Forcepoint Data Loss Prevention（DLP）
包含文件外发管理功能，可以有效控制敏感数据的外发。支持对电子邮件、云存储、USB设备等多种传输方式进行保护。
应用范围：广泛适用于需要防止数据泄露的企业环境。
4、文控堡垒系统
不仅可以监控和控制文件外发，还能够对文件进行实时的内容分析和加密。
应用范围：被许多大型企业广泛使用，特别是在涉及金融、医疗等敏感行业时。
5、McAfee Total Protection for Data Loss Prevention（DLP）
提供强大的数据外发管理功能，结合了加密、内容识别和实时监控，确保企业数据在外部传输时得到全面保护。
支持自定义审批流程，并可与其他企业安全工具集成，实现跨平台的数据保护。
应用范围：适用于需要在复杂网络环境中保持数据安全的企业。
总结
综上所述，这五款文档外发控制系统各具特色，能够满足不同企业的需求。在选择时，企业应根据自身的规模、需求和预算进行综合考虑，选择最适合自己的文档外发控制系统。