不管是大型企业，还是小型创业公司，不论企业规模大小，每天都会有大量的文档要进行内部传输协作和对外发送使用，数据的生产也是企业业务生产力的体现之一。
文档外发管控是指企业为了保护数据资产，防止敏感信息泄露，对员工外发文件的行为进行管理和控制的过程。比如禁用USB端口和使用加密U盘，防止通过移动设备外发文件；制定严格的文件外发政策；定期审计和监控；签订保密协议；培养安全意识，进行安全培训和案例分享。
除此外，制定明确的文件外发审批流程是文档外发管控中最为重要的一环，所有外发文件必须经过相关部门或人员的审核批准。目前很多企业没有审批流程，或审批与外发流程脱节，员工在OA中发起申请和审批，领导审核完成后，员工带着审批单去找到IT部门，进行文件的外发操作。存在较多问题：
1.安全隐患增加：由于业务部门涉及的文件类型多样，安全部门可能无法解读和判断所有文件内容，尤其是不常见的特殊文件类型，这可能导致未审核的文件被误发，增加数据泄露的风险。
2.审批内容和外发内容不一致：审批流程和文件传输操作分离，可能导致员工在审批通过后，实际外发的文件与审批内容不一致，从而绕过审批流程。
3.缺乏参考信息辅助审批：领导在审批时缺乏足够的参考信息来判断外发文件是否合规，增加了误判的风险。
4.OA审批功能不足：OA系统可能缺乏代审、转审等功能，领导出差或参加会议时，可能无法及时处理审批，导致审批流程延误。
5.审计和追溯困难：整个审批环节没有完整的日志记录，且无法和文件外发操作一一对应，使得在出现问题时难以追溯和定位具体责任。
6.审批流和数据流脱节：审批人员只审批导入导出事项，难以审核到具体的文件内容，无法确认文件的合规性。
7.效率低下：操作多为线下且依赖数据安全员，当文件数量较大、导入导出任务较多时，会产生较多的等待时间，影响业务开展效率。
8.无法审计追溯：整个过程都是人工手动操作，无完整的日志记录，一旦出现问题难以审计追溯。
推荐飞驰云联文档外发管控平台—《Ftrans B2B企业间文件安全交换系统》，可以更好地控制和监督文件外发的全过程，从而保护企业的数据资产和业务安全。同时拥有强大的审批功能，助力企业实现易管易用、便捷高效的文件审批和传输，提高业务效率。具有以下功能特性：
1、按需设置不同审批流程
可以根据不同文件的特征和条件，设置不同的审批流程。
2、灵活设置审核触发条件
可以根据收、发件人所在的部门、用户组、标签、空间角色、IP地址、业务范围、用户类型等条件来设置触发条件。也可以根据文件类型、大小、关键词内容等来进行设置。满足设置好的条件，才需要审，其他的则可以不审。
3、支持多种审批模式
支持逐级审批，比如以部门主管逐级审批、以汇报人指定级别逐级审批，可以设置最大审批级数，也可以指定审批人。
4、支持预览和下载
支持审批人可以在线预览文件内容，也可以将文件下载到本地进行查看，真正实现文件交换安全合规，防止敏感信息泄露。
5、支持转审
审批人可以根据具体情况选择由自己审批或者转给其他负责人审批，这样一来，既可以让审批人可以了解到相关情况，也可以及时地处理审批流程，不影响业务流转。
6、支持代审
审批人可以在出差前，提前指定某个时间段内的代审人，可由代审人来帮助审批；如果没有指定代审人，还可以配置超时自动审批。这样就能确保业务正常流转了。
7、备注文件发送原因
支持在申请人发起审批需求时，填写申请单，在申请单中可以详细描述本次文件传输的原因、目的等信息，让审批人一目了然，从而可以更快的判断到底要不要审批通过。
《Ftrans B2B企业间文件安全交换系统》通过多级审核审批机制，实现文档外发管控，助力企业确保文件外发的安全性、合规性、责任明确性以及可追溯性，保护企业信息资产。
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