企业文档外发是指将企业的内部文件、文档或信息发送给企业外部的个人或组织。目前使用比较多的企业文档外发的方式有以下几种，可以了解看一下:
1.邮件系统：通过电子邮件发送文档，这是最传统的文档外发方式之一。
2.即时通讯工具：如微信、QQ、企业微信、钉钉、飞书等，这些工具便于快速交流，但往往缺乏数据监控和安全保障。
3.网盘或云存储服务：员工可以通过这些服务下载文件到本地，然后外发，但这种方式存在数据泄露的风险。
4.FTP系统：专业的文件传输工具，适用于大文件传输，但可能缺乏审计和审批功能。
5.人工方式：通过存储介质（如U盘、硬盘）或打印后物理传递，这种方式难以追踪和管理。
6.远程桌面：如使用Todesk、向日葵等，可能被用于数据外泄。
但在企业文档外发过程中，都存在一些问题，比如：
数据流向不清晰：即时通讯工具和一些网盘服务无法有效监控数据流向。
外发无安全保障：如FTP明文传输易受黑客攻击，导致数据泄露。
缺乏审核审批流程：没有细化的文件权限管控，外发行为是否合规难以确定。
日志记录不完整：一旦出现数据泄露，难以定位和追溯问题源头。
权限管理不足：可能导致未授权的外发，增加数据泄露风险。
加大数据流失泄露风险：由于缺乏有效的文档外发控制系统，可能导致敏感信息泄露。
针对上述存在的问题，企业需要采用专业的企业文档外发系统，如《Ftrans B2B企业间文件安全交换系统》，通过审批流程、传输加密、用户行为记录和良好的兼容性来提高安全性和可控性。具有以下功能特性：
1、外发前审批，确保文件安全合规
支持多级、多人审批，会签、或签，确保文件外发安全合规。可基于文件属性、收发件人特征等条件，自定义自动发起文件审批流程。可与外部审批系统集成（OA、BPM），实现文件外发和审批一体化。支持邮件审批、移动审批、企业微信审批，让审批操作更便捷。
2、传输日志记录，便于随时审计追溯
文件包创建、发送、审批、访问、下载等，均有记录以备审计。根据完整的日志记录，形成报表，便于灵活查询。不仅可以审计操作记录，还能审计原始文件。
3、多种安全管控策略，防止敏感信息泄露
系统内置防病毒引擎，自动防病毒检查，防止病毒扩散。支持内容安全审查，可根据识别结果自动阻断或转为人工审核，防范各类内容风险。传输过程加密，防止链路嗅探。
4、支持大体量文件传输，提升传输效率
系统内置高性能传输协议，带宽利用率可达80%以上，极大提升业务时效性。支持断点续传、自动重传、完整性校验，100%保证文件正确性。
5、收发一体模式，便捷快速收集文件
不仅可以安全外发文件，还支持收集文件，通过收集链接功能，可安全、便捷地随时收集外部客户的文件，不限文件大小。
《Ftrans B2B企业间文件安全交换系统》适用于各种应用场景和IT环境，保障企业对其核心业务数据资源的控制力，提升企业文档外发过程的安全性及业务效率，大幅提升操作易用性。
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