Ep01-如何构建家庭级（小团体）文档管理系统

  • 如果你是一个经常需要处理文档的民间从业者

  • 如果你是一个内容创作者，有一堆辛勤工作，你不知道如何放置和管理它们

  • 如果你是那个写文档经常忘记按ctrl + s保存的人

  • 如果你找文件的时候经常找不到而苦恼过

  •  如果你曾经因为U盘坏了、手机丢了、电脑坏了损失很重要的资料而绝望过

  • 如果你有一些私密的文件要管理• 如果你想给你家庭或者小团体构建一个多人共享文件的系统

  • …

那么，这一篇，就是为你而来。

文档堆积的痛

都2021年了，不管你是哪个职场的人，你都会产出你的文件。可能每个人的工作产出的文件类型不一样，比如：

  • 你早上起来自拍的一张美照、下午出去玩耍拍摄的vlog视频~????

  • 昨晚刚熬夜做出来的价值几百万风投的PPT文档~

  • 你是个毕业生，刚刚导师给你安排的第12次毕业设计文档的修改~

  • 你是个内容创作者，用思维脑图时写的笔记，画好的工作流程图的工程文件~

  •  等等…

为了更好的描述上述文件，我都以“文档”来统一的叙述。

随着时间的推移，我们产出的文档就会非常之多，很多时候我们的文档是有时效性的，也就是说在某一个时间用完之后，这份文档就变得可有可无的状态，而有的时候我们也希望可以永久的保存下来，毕竟也是奋斗了好几天熬出来的“孩子”。

但不管怎么样，你会发现你的电脑或者手机的空间正在逐渐减少，而一些永久都不会用到的文档便成了“电子垃圾”，而“电子垃圾”之于生活垃圾的不便性是同样的令人厌恶的，你不得不清除一堆垃圾文件来腾出新的空间，你不得不为了翻查某年某月的文档而花了大半天的时间…

而与此同时，由于我们是单机(手机、或者电脑、摄像机等)产出，对于一些重要的文件，如果没有多处备份的习惯的话，对于一些不可抗的意外：

  •  手机丢了

  • 电脑坏了

  • 还没来得及按Ctrl + S的你…

我们一点办法都没有。

剪不断理还乱的文档管理

不管你在现实生活中是个居家家务小能手还是垃圾洁癖的讲究人，到了电脑数字垃圾这块，想必也是毫无头绪吧！

相信大家管理文档的方式不外乎以下几种：

  • “不管了，直接存在电脑/手机上，大不了内存(存储)越买越大！重要文件，我有U盘和移动盘,谁怕谁！”

  • “我不是还有有某度云空间，tx云，各种云吗，重要文件我也有微信收藏夹吃灰啊！”

  •  “切，我还有office365年付，OneNote年付，为知笔记VIP呢…”

采取第一种方法的朋友，相信很快就受到了32GB，64GB，甚至128GB存储的毒打，随着商家对于拍照设备的内卷式升级，大部分拍出来的照片或者视频，都是几千万像素，甚至还有1亿像素的照片，导致一张照片占用的空间就非常的大，很快，半年到一年的欢快“拍拍拍”的时光转眼就烟消云散……

很快，你想起了你有各种网盘的账号，于是你不得不把照片倒腾一下进网盘里，这个时候，你就又面临新一波的毒打。

第一个受到毒打的可能是因为照片不符合规范被拒绝了

接下来就是拿着5G的手机，享受着低速下载的毒打…

最终，你还是花钱解决了问题。可是，这毕竟是少数啊，我就知道大家口袋里没什么钱，否则为啥我一个打赏都没有？(手动狗头)

同样，不管是个人的照片和视频的产出，还是工作中常用的文档产出，都时刻面临着社会毒打的考验。

重新解读办公N件套

1.安装版Office的烦恼

我们经常说office 三件套，相信正在摸鱼的你应该知道是哪三件套，没错，就这三大块头：Word、Excel、PowerPoint。

我们以往使用这三大神器，都是首先要安装到自己的电脑中，而大名鼎鼎的Microsoft的office365又是老贵，

不过一般新买的笔记本电脑，大多会赠送一年的使用期，如果你实在囊中羞涩，可以试试这个开源免费版的office：

LibreOffice,虽说操作界面有些简洁，但毕竟也是个良心作品啊，大家可以搜索体验一下，这款是不是你的菜。

当然了，这不是文中要说的重点，重点是：

  • 它是单机版的,你必须在你的电脑安装才可以使用(这好像是废话)•它是单机版的，你的文件只存在你这台电脑

  • 这就给你带来了一波新的处理烦恼:

  • 你在家做好的文档，却忘记保存到U盘或者上传到云盘了,然后你上班了…

  • 一份很重要的文档，写着一半，突然宕机…你忘记ctrl + s了…

  • 就算已经保存了，修电脑这几天，也是够你跺脚生气的…

都2021年了，我搞个在线版的office云不就完事啦？

2. 在线版的office

随着电脑处理能力的不断提升，网络传输的速度越来越快，多人联合作战的需求逐渐多了起来，因此市面上自然就会少不了这样的云产品诞生。

2021年了，我们经常与互联网打交道，久而久之，我们总会听到一些“什么云”的词，比如“百度云”、“华为云”、“腾讯云”等。

其实“云(英文:cloud)” 这个概念是源于设计者描述一种软件系统时画出来的一张图(如下图所示),然后总得给这个设计起个名字吧，看着像是“一朵云☁️”，那就叫“XXX云”好了。推而广之，各行各业的术语、或者黑话，都是基于这种现象而来，大家体会一下很多就触类旁通了。

话说回来，云文档office的产品有很多，例如：腾讯文档，石墨文档等，可以支持多人同时编辑，同时查看，也可以作为一组人各自填写内容大字报。

除了常用的office在线功能之外，相信很多职场的小伙伴，也是需要做做流程图，思维导图，还有各种图…

但对于我们个人来说，亦或者是一个小团体来说，最让人省心的其实是“在线”这两个字。

因为有了在线，我们就不需要在自己的电脑安装一个单机版的office软件了；

因为有了在线，我们不需要为了未完成的文件，还要找个地方备份一下以谨防电脑宕机带来金钱和时间的损失；

因为有了在线，我们不需要切换了电脑，下班回到家，可以接着未完成的文件继续工作

…

如此种种，这就是科技进步带来的便利。

但前提是：你得联网~

3.联网的安全性

可能大家的对于联网的安全性体会不深，但针对的是自己的文档，那么务必了解一下，你的数据联网之后，会出现什么样的矛盾和挑战：

  • A.受限于服务提供商的限制

  1. 需要同意服务商制定的规则

  2. 文档存储空间大小，或者每月限制多少多少流量

  3. 文档创建、分享或者使用的限制

  4. 功能限制，比如导入导出功能

  • B.不可预测或者灾难性带来的损失

    • 网站服务停止运营(抛弃一个不赚钱的项目)

    • 网站数据被破解泄露

    • 网站破产

    当然，对于B类型的隐患具有不可抗力的，一般稳妥的服务提供商会宣布一个期限让你下载回来你的数据，毕竟你是他的客户，将来还得靠你吃饭呢，但对于数据的泄露来说，如果是很私密的文档数据就会让你很不安。

    俗话说，针没有两头尖，吃得咸鱼就要抵得渴。对于个人来说，大部分服务轻度的使用，其实是足够了。

    但其实更具麻烦的事情是，你可能对你自己的文档，放在了N多个不同的服务篮子里，管理起来很乱，你需要一个很强大的管理文档的能力才行。

    那么，到此为止，我总结一下，在个人实践的文档管理中，遇到的问题：

    1. 单机设备(电脑、手机、相机、等)：

    2. •存储空间大小的问题

    3. 垃圾文件带来管理问题

    4. 意外的丢失或损坏带来的问题

    5. 在线云服务：

      1. 服务对免费用户的限制，包括但不限于网速、流量、空间、功能•

      2. 不可抗的服务资源外泄、停止运营、破产等对用户带来的麻烦•

      3. 个人文档类型众多，需要选择N多服务，才可以完成管理，但又造成管理成本

    那么，有没有一个三全其美的方法,既保证单机使用的丝般顺滑，又可以不为存储空间不够和设备意外而烦恼，同时又可以自行扩展想要的功能呢？

    小孩子才做取舍，咱成年人的世界嘛……

    既然公有云有这么好的地方，那么我们全部移过来，构建我们自己的私有云服务岂不美哉！！

    公有云和私有云

    上述我提到的腾讯文档、石墨文档等，都是典型的公有云服务。

    那么，公有云和私有云就很好理解了:

    • 服务部署在互联网对外的计算机节点，大家随时都可以访问到的服务，那就是公有云

    • 服务部署在私有网络环境里，只有私有网络才能访问的，那就是私有云。

    那么，接下来就给大家分享一下，我目前已经试用2个月的一款免费开源的产品，构建属于自己的个人文档管理系统。

    当然，条条大路通罗马，每个人的使用习惯不一样，大家可以适当调整自己的策略。

    注意：⚠️⚠️⚠️

    正片来袭：如何构建属于自己的文档管理系统

    那么接下来，我以我目前构建的个人文档系统的功能分类，给你一张清晰的的思维导图。

    一、功能介绍和演示

    1.1 nextcloud介绍

    我记得我以前为树莓派设备曾经分享过nextcloud，当时只是用来玩玩，并未详尽使用。而作为《家联网的试炼》定制系统系列的第一篇，那就以这个为引子，从自身实用的角度出发，构建一个满足于自己的日常使用的文件系统。若是大家对文件管理有不一样的需求，nextcloud也支持各种插件的安装和外部应用的跳转，到时候添加即可。 若你对这个系列感兴趣，记得关注收藏哇????！

    维基百科对nextcloud的描述是这样的:

    这是官方的网站地址：

    如果尝试安装后，网页界面，长这样：

    1.2.功能使用和演示

    1.2.1 支持office三件套的在线预览和修改

    1.2.2 支持思维脑图和流程图

    1.2.3 支持pdf的阅读

    1.2.4 支持图片的预览

    1.2.5 支持视频播放和音频播放

    1.2.6 支持音视频通话(移动端支持，但不太建议使用)

    可以通过“应用”这个菜单栏，进行安装新应用，添加新功能，其中就有一个支持音视频聊天的。

    我没有具体的使用，不好评价，不过就个人文档管理来说，无疑是增加了系统运行的负担，而且也不见得方便，毕竟你和你的聊天对象都得注册一个号，那么这样，其实用现成的IM聊天工具会更方便实在一些。

    1.2.7多终端同步使用

    你可以在这个页面下载各大平台的安装程序或者APP，但要注意的是，安卓端的版本可能需要你手机可以安装谷歌play市场，如果你的手机恰好是华为的话…

    可能得想想法子了，或者寻找一下是否有APK的安装包！

    1.2.8 支持多种功能的应用的安装

    在个人中心下的“应用”菜单里面，有各大类别的插件是可以安装，所谓插件，你可以理解是APP吧，可以为这个系统安装一些新的功能，大部分实用的工具我已经帮大家打包好了，直接使用我的脚本就可以安装了。

    当然，有个前提是，应用市场的地址是国外的，所以你的网络可以要加一些魔法，你懂我意思吧！

    二、使用场景

    2.1. 家庭级/小团队的内部网络共享文件系统

    •如果你想构建一个家庭级的文件系统，以便于家里每个人每个成员都可以注册一个账号，每个人都可以添加他们自己的照片和视频，文件等，那么，可以试试这个项目

    •如果你有个小的工作室，同样也可以成为你们工作室的文档管理系统，文档的同步和预览交给它，你们尽情地去创作吧！

    2.2. 在A基础上，增加VPN服务，实现互联网共享

    一般情况下，我们部署这套系统，都是在家里/工作室的某台电脑上安装，提供的是家里/工作室里路由器分配的内网地址，只有接入家里/工作室有线或者无线网络的电脑或者手机等设备，才可以访问

    为了能在任何可以上网的地方都可以访问到这台电脑，那么就要做内网穿透了或者安装一个VPN服务即可。

    关于“内网穿透”的使用，可以关注我这个公众号，翻一翻我此前录制的视频教程

    如果你觉得对你来说还是有点难度，没关系，可以关注我最近准备出的小白保姆指南《家里网的试炼》专栏哦！????

    2.3. 个人文件同步备份系统

    如果你想像我这样，只想弄一个文件同步系统，那么可以在每一台你工作的电脑，都安装一个nextcloud的客户端，然后就可以完成及时编辑，自动上传到云端，其他电脑自动同步，这样的好处是：

    • 即使你这台电脑写着写着文档，宕机了，损坏了也没关系，打开另外的笔记本电脑，一样可以继续开干！

    • 上班还没写好的文档，下班回到家，开机就自动加载好，之前写的部分，还可以支持在线预览和多设备同步哦！

    • 是不是很爽？

    三、整理好的安装脚本

    脚本已开源到GitHub：


    资源下载：
    下载地址： http://yemao.in/life?utm_source=sishubiji&utm_term=Ep01-如何构建家庭级（小团体）文档管理系统