一、导言
在之前,对于在Word文档中如何设置目录,以及目录设置的方法和原则作过详细介绍。如需了解请参考:
守候:Word目录设置3 赞同 · 1 评论文章
而本文将主要基于之前介绍的原则和方法,制作一个多目录案例,这种需要在大学本科生和研究生论文排版中使用非常普遍。然而,虽然各种教程会介绍目录制作基础,多数看过系统教程的初学者也有所了解,但在实际使用中还是有各种问题。所以有必要系统做一个案例。
如果掌握本文所述核心思想,Word目录设置将不再是问题。
如果有问题,可能就是改变原有习惯和思路的问题。
二、需求假设
假设全文有文本、图形(图表)和表格三种类型的内容构成。现在需要在所有正文前面依次创建3个目录:正文三级标题目录(主目录,一般论文都有要求)、图表标题目录(图目录)、表格标题目录(表目录)。这3个目录需要满足一些条件:
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后续如果相应内容有变动,都可以自动更新
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更新后各个目录原有的格式不变动
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各个目录更新相互之间不影响
这些条件概括起来就是:都能自动更新,结构稳定,后续管理起来方便。
三、步骤
1.示例文档
2.用样式分门别类
(1)正文文本每级标题
各级标题设置好样式,一般建议文章题目用“标题”,下面的一级标题用“标题 1”,二级标题用“标题 2”,……,n级标题用“标题 n”。
设置好后,在导航窗格能够清楚看到文章结构,也方便修改。
提示:除了计算机考试有特殊要求,并不建议每级标题自己新建一个自定义样式,自带的标题样式已经很好了。系统默认样式个体优势何在,后面有机会给大家详细介绍。(很多人应该经历过“整篇文档无数样式,眼花缭乱,无从下手”在困扰,这也是原因之一。)
(2)图题应用样式
整篇文档的图题应用同一个样式,比如本示例文档就应用了一个自定义的“图题”样式。
(3)表头应用样式
整篇文档的表头应用同一个样式,比如本示例文档就应用了一个自定义的“表头”样式。
3.创建正文目录
(1)准备
此处以正文目录为例进行详解:
光标定位在正文开头,点击【布局】-【分隔符】-【分节符】,选择【下一页】分隔符。
空白页新建完成
提示:此处说一点题外话,分页符和分节符不要混用,比如有【下一页】分节符别起一页,它的前后就不要再插入分页符或者连续分节符了,这样是画蛇添足,麻烦的是自己。
上图可以看到,在插入分节符后,分节符的默认格式(光标处的格式)默认和它后面紧挨着的字符所在的段落格式一样(刚刚在文章标题开头插入的,所以现在光标处的样式和文章标题一样是【标题】)。
一般,为了文档后期管理的方便,现在光标不动(在分节符前)或选择整个分节符,将其改为【正文】样式或点击【开始】-【字体】-【清除格式】。
然后,输入目录标题,如“目录”,回车(如果分节符前无段落标记,一定要加上)。
目录标题应用样式
一般,目录标题的样式是【TOC 标题】,这里我自定义过它的名称,所以会显示【TOC 标题,目录】。(如果自定义过,在编程中用系统名称和自定义名称是一样的)
然后在目录标题正文新建空段落(回车),样式应用【TOC 1】(也就是一级目录的默认样式):
到这里咱们的准备工作总算完成了。
(2)生成目录
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光标定位于上面新建的段落开头位置,点击【引用】-【目录】-【自定义目录】
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在弹出的对话框中,分上下两个区域。上面有【打印预览】和【Web预览】两块区域,可以分别设置打印和网页两种模式的一些参数。我们一般只f要设置,打印所需的效果;网页效果就一个参数,可根据需要可以设置。
下面的【常规】选项中,需要注意的是根据自己的需要,要求目录要显示多少级标题,显示级别里就选择对应数字。
设置完成,点击右下方的【选项】,设置目录的来源。
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在弹出的对话框中设置样式来源
Word目录的样式来源主要有3种:样式、大纲级别和目录项字段。其中大纲级别既是最简单,也是最容易出问题,往往给多数人设置目录带来烦恼的一个选项。各自具体的区别,在文章开头点击我之前的文章可看详细分析。
所以在这里,我们不要勾选【大纲级别】,以样式为核心来源,以【目录项字段】为灵活补充。
比如文本,正文的标题就是样式“标题 1”、“标题 2”和“标题 3”,所以在样式下面把这3个样式右侧的目录级别分别设置为1、2和3。其他样式如果不是咱们需要索引到目录条目中的,后面的目录级别全部删除。
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完成之后点击确定,咱们再点击【选项】右侧的【修改】,去修改各级目录的样式:
比如,点击【TOC 1】-修改,就会进入一级目录样式【TOC 1】样式修改的界面:
这里和从【开始】-【段落】-【样式】进入对应样式修改的界面和实际效果是一样的,主界面可以设置简单设置样式名、字体等基本属性。面如果点击左下角的【格式】,又可以对请该样式的【字体】、【段落】、【制表位】等9大属性进行详细设置。
设置完成之后,依次点击每层对话框的【确定】按钮,正文的目录即设置完成。
4.创建图表目录
图表目录和正文目录的设置步骤一模一样,只需要注意其中的参数。
这步是修改目录需要显示的级别:
注意:图目录和表目录一般都只需要设置为1级:
这步是修改目录样式的来源
(1)表目录
由前文准备知道,咱们的表头的样式的【表头】:
所以,我们在表目录中,这步可以这样设置(精髓,认真看哟):
这里,将表目录来源只选【样式】,【大纲级别】和【目录项字段】都不要(因为一般也不需要其他补充)。
有效样式,只勾选【表头】,其他样式的目录级别全部为空。那么,为什么要将【表头】的【目录级别】设置为4,而不是1、2或3呢?
这里需要说明:您当然可以将级别设置为1-9的任何一个。但是,比如我们设置成了【1】,那么,表格目录的条目所用的样式,也就是我们上面设置过的这里:
将会是【TOC 1】,也就是和前面正文目录一级目录的样式一样了。由于我们管理文档都是基于样式,那么到时如果正文目录的一级目录需要变动,我们修改了【TOC 1】的某一属性,表目录里的正文格式必然发生变化。
因此我们设置一个和前面正文目录里所使用的级别都不一样的级别(比如4),此时表格目录正文的样式就是【TOC 4】了,和正文里的【TOC 1】、【TOC 2】、【TOC 3】都无联系,相互不影响,就可以各自设置不同的样式。
当然,如果您希望和正文目录里某一级别格式一样,设置和正文目录里一样的级别即可。
设置完成,您可能看到这样的“问题”:
这是上面忘记设置样式【TOC 4】的具体格式导致的,记得在创建目录时设置好或者创建完成后在【段落】-【样式】中选择【TOC 4】设置好即可。
设置完成,即得到和前面正文目录完全独立、“井水不犯河水”的表目录了:
(2)图目录
和表目录一样步骤,其中这样设置图目录的来源:
结果:
这样,正文目录、表目录和图目录都设置完成了,而且三者格式互不影响。
如果有内容增减时(增加时首先样式一定要设置对),只需要右击目录-【更新域】-【更新整个目录】即可,非常方便。
5.补充——更新目录域
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方法一
通过菜单更新目录域:
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方法二
通过右键更新,分两步:
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方法三
鼠标定位在目录内,按快捷键【f9】:
四、可能的疑问
有人可能会想,其实图目录和表目录都可以通过自带的功能创建索引(目录),没必要通过这种方式。
这种想法可以理解。可以通过其他方法创建是没问题的。但是,自带图表目录索引方法局限非常大:
首先,必须使用自带的插入题注的方式来新建图题和表头。如果需要按章编号,则还需要用标题样式和多级列表结合的方式先规范标题。很多人制作目录就有很大困扰,真正弄清楚多级列表的人也少之又少。我们需要达到的目标是用一套或者说更少的规则做出各种效果,而且完全掌握一套有效的规则后,绝大多数问题就可以迎刃而解了。
关于自带的图表目录究竟有何局限等其他问题本文不详述。后面看大家的反馈情况可专门抽时间再详细分析。
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