如今公司在与客户、合作伙伴和其他利益相关者进行操作和联络时会创建大量文档和数据。即使许多人考虑实现无纸化，他们仍继续从他们的许多工作流程和系统中创建、接收和共享文档。文档管理是组织在业务中使用、管理和存储文档的方式。这些文档可能有不同的格式，例如PDF、图像、视频、音频、电子表格、代码包等。
创建和编译文档相对容易。组织和存储它们以便它们可访问且安全是大多数团队遇到问题的地方。本文分享了安全管理组织中文档所需的所有知识。介绍如何实施文档管理系统、您可能面临的挑战以及寻找文档管理系统的关键功能。
使用Zoho Projects的文档管理软件有助于在很大程度上简化文档生命周期管理流程。您可以设置自动化工作流程和流程来管理、更新和存储在公司中共享和使用的文档。文档管理还有助于维护：1、对团队、客户和合作伙伴保密，2、工作流程和系统的效率，3、符合行业标准和监管机构。
大多数文档管理系统专注于数字文件，而另一些则存储物理项目，ZohoProjects的文档管理系统两者兼而有之。文件管理系统是公司所有信息和档案的单一真实来源。当任何有权访问的人需要某些东西时，他们知道去哪里寻找。