在当今的商业环境中，随着疫情的持续影响，许多公司都转向混合或远程工作，创新的企业家和管理者早已不再使用临时系统来管理、存储和共享文档。公司实施文档管理系统以从进入和离开组织的文档和数据中获得控制和洞察力。无论是远程工作还是在办公室工作，都希望确保所有员工都使用他们处理的文档的最新和最新版本，而无需太多麻烦或来回发送电子邮件。
文档存储库是文档管理系统的存储臂。虽然它的主要功能是存放文件，但它不仅仅是一个简单的文件柜。文档存储库通过根据每个人的标准提供分层权限级别来保护和限制对内部公司文档的访问。当团队使用文档存储库时，他们可以最大限度地减少组织内的矛盾数据、通信事故和错误信息。这在与第三方供应商等外部方和合作者合作时特别有用。
现代文档存储库会自动清理和更新您的数据库，删除重复条目和冗余。团队成员可以在文档管理系统软件中轻松添加评论、建议和注释，从而轻松协作、沟通、审查和批准工作。文档管理系统软件还通过创建从创建到修改和分发的文档生命周期跟踪来解决安全和数据审计问题。这对于内部问责制或提示行业当局进行外部审计很有用。