随着制造企业的发展，图纸文档存储位置比较随性，图纸文档因修改产生多个版本时，那么我们将会浪费很多时间在查找和确认图纸文件上。
那么如何将企业的图纸文档集中规范管理，以此来打破这种低效的图纸文档管理方式，提高员工、团队乃至整个公司的效率呢？
一、图纸文档合理分类是高效的基础
把图纸的文档都集中起来存放在共同的彩虹edm图纸管理系统，进行分类存档，按照不同的类别将文件存储到不同的文件夹中，分类原则不能只是单纯的属性类型进行分类，比如“jpg”文件夹下面存储图片文件，“doc”文件夹下面存储word文档，这种基础分类方法对于办公来说其实是低效的。
可以根据文档间彼此的联系和隶属关系进行分类，比如：某某部门-某时间-某项目文件夹，另外文件夹的层次最好不要超过3层，尽量扁平化，以方便后期查找。
二、图纸文档规范的文件命名
相信在图纸文档没有统一命名标准时，图纸文档命名会变得很随性，即使同一个人在不同的时间段图纸文档命名也会不同，为了方便，会选择默认的文件名“文档1”“文档2”，或者胡乱敲几个字母，先存上。
这只能得一时的方便，时间一长就逐渐会忘记图纸文件的内容，你就必须一个个打开看里面的内容。所以为了以后的高效查找和使用，标准命名规范是硬性条件。
图纸文档命名规则：符合行业准则+遵循逻辑性。不同的行业，有不同的命名方式，各公司也有区别。可以参考：时间+项目+文件类型+编号/识别号/关键词。
有了这些文件属性，方便我们记忆和确认的同时还能配合高速搜索工具实现快速查找。
三、 如何才能快速地找到目标文件？
现在很多的图纸文档管理软件都能进行快速的查询。图纸文档管理软件的诞生，就是为了解决我们日常办公所面临的各种文件操作问题，市面上已经有很多成熟的产品，彩虹edm图纸管理软件是在企业使用较多的，
彩虹edm的功能，
1、关键词进行查找，
2、可以通过文件大小、尺寸、作者、创建/修改时间段等进行查找。
3、可按设定好的属性条件进行查找，用户也可自定义搜索条件。
彩虹edm能够大大地提高我们进行文件处理的效率。容易上手，只需要付出一定的学习时间成本，就会节省许多工作时间。
四、怎么快速分享图纸文档
彩虹edm图文档管理软件，文件的存储、搜索、分发等都能在系统中快速完成。
五、图纸文档实现移动快速办公
彩虹edm 把我们办公的文件都集中起来存放管理，软件部署在云端服务器时候，无论在哪办公，只要打开彩虹edm客户端就可以使用系统里的图纸文件资料，不必再使用移动U盘做复制粘贴了，再也不怕忘记带文件情况了。
这给不同办公地点或出差办公的用户带来了很大的便利。同时线上即可进行工作流程办公，特别是在外地文件审核，直接线上完成，不用特地再跑公司走人工流程。
六、文件的历史版本的数据追溯
版本管理一直是图纸文件管理中的一个难题，彩虹edm能帮助记录和管理各文件的版本信息。历史版本可做数据参考，也可重新启用。