如何避免漏改或改错文本内容?
如何一次性批量替换多个内容以简化操作?于需要频繁更换文本内容的合同、登记表、报名表等文档,经常需要进行复制、粘贴、替换操作,这样既繁琐又容易有漏改或者改错,并且修改后还需要重新检查整个文件。
如何能够更直观、更简单、更便捷、更快速、更完整地批量替换Word中固定位置的文本内容呢?既然模版是固定的,那么每次只需修改固定位置的文字,如乙方,联系方式,银行账号等。像这一类排版和可变文字分开的固定格式的文档,有个一劳永逸的办法,就是使用微信小程序表填填。
01为什么要用表填填?文档自动生成器
表填填,只需准备好Word模板并标注好需要替换的文本内容,然后将他们整理成一个表格,表填填即可根据填写在表格中的内容自动生成一个完整的Word文档,从而极大地缩短了修改时间,并且无需再进行复制、粘贴、替换等繁琐步骤。表填填具有以下特点:
-
表单式自动化替换,便于批量修改和排查。通过表单式替换文本,清晰明了,易于操作,无需反复核对和检查。您只需像填写表格一样填写信息即可,大大提高了工作效率。
-
特别适用于非批量替换。因为Word中的文字位置是固定的,您不用担心替换掉本不该被替换掉的内容,特别是当需要修改的内容有多处相同之处又不能全部修改时。
-
数据规范,完整。必填项限制只有填写了才能提交。通过数据类型对填写的格式进行规范如数字、日期、手机号、身份证号、地址、固定选项(单行、多选、下拉)等。
-
数据更加灵活和易于管理。表格中的填充数据全部记录在案,随时可以查询创建时间、更改时间,也可以方便地导出为Excel文件进行管理和统计。
-
随时修改,随时生成新的word文档。Word模板和可变的内容分开管理,您可以根据实际需求随时更改模板和可变内容,保证文档内容的及时性和准确性。
-
多人填写即可下载word,提高效率。通过二维码和链接将表单分享给他人,他人填写即可下载word文件,创建人收到填写结果时会立即收到通知,提高了多人填写的效率和准确性。
-
协同办公,打破信息孤岛。可授权(全部或部分)查询和下载的权限给他人,分享多人同时管理数据。
02批量替换/批量填充示例
填写表单,点击提交即可下载填充/替换好数据的word文件。
03具体操作步骤(3分钟搞定)
01进入表填填
扫描下方二维码,或在微信中搜索小程序「表填填」。
一次性把合同模版处理好,一般处理好就固定下来了。需要填充的位置,用花括号加上标识文字,将文件保存为.docx格式。
03创建对应的表填填表单
在表填填上建立一个相应的表格,表格的内容即上一步花括号里的内容,这样表格就和合同对应上了。
04上传Word模板到表填填中
点击上传打印模板,将第一步制作的Word文档直接上传上来就可以了。
05填写并提交,可分享他人填写
提交表单即可生成Word文档。
有时候需要分享给其他人填,通过分享微信好友、朋友圈、添加到微信公众号、二维码都可以将表单分享给他人填写。
有时候需要分享给其他人填,把二维码或链接分享给他,填完就可以生成了。若希望填表人也可以下载Word文件,把允许填表人打印按钮打开即可。
每次填写可以自动检验哪个没有填,查看的时候也很方便,一看便知,无需重复检验,还可形成文档的修改记录。这样处理起来,更简单更方便。
04表填填适用场景(且不限于如下场景)
-
批量生成个性化的文档:当您需要根据模板生成大量个性化的文档,比如合同、报告或信函时,使用”表填填”方法可以轻松实现这一目的。
-
数据填充与自动化:如果您有大量需要手动输入或复制粘贴的数据,比如名单、调查问卷结果或统计数据,通过将数据整理成表格并与Word模板结合,可以使用”表填填”方法自动生成相应的文档,节省时间和劳动力。
-
格式统一与标准化:通过使用”表填填”方法,您可以根据预先设定好的格式和样式,在不同的文档中保持统一的文档风格和布局,避免手动调整和修改的繁琐过程。
-
多人合作与分工:如果多个人员需要共同完成文档的编写或修改,使用”表填填”方法可以让每个人只需填写自己负责的部分,然后通过自动化生成功能,将各个部分合并成最终的完整文档。
“表填填”是一个可以简化文档生成流程、提高工作效率和减少重复操作的的微信小程序,适用于需要根据模板进行个性化生成或根据数据自动生成文档的场景。无论是在商务领域的报告撰写、文件生成,还是在教育领域的试卷打印、成绩单更新等都可以使用这种方法来简化工作流程。
05了解表填填更多功能
如果还需要了解更多,关注公众号「表填填」。