教育培训机构购买教务管理系统软件了之后，希望可以尽快启用起来。可在实际运用的过程中，总会碰到这样或那样的情况。结果，许多应该做的准备工作被一拖再拖，导致系统迟迟不能上线，一些工作无法开展起来。
教培机构如何可以让教务管理系统软件快速发挥作用呢？以下是几点建议供参考。
一、在软件购买前，需要做好相关人员的沟通，了解具体工作中的痛点和需求
由于教务管理系统软件的用户会涉及到多个方面，因此提前了解好每个方面的用户的需求是有必要的。例如，有的机构，特别是一定规模的机构，会有多名教务老师用户，负责排课和销课划课的工作。而另外一些机构，特别是中小型的机构，可能只有一名教务老师，甚至是由机构负责人来兼任。因此，大家在日常工作中的功能需求和操作习惯可能不尽完全一致。
如果针对规模型的机构，功能过于简单，可能并不能起到提升效率的作用，反而增添的额外的工作。而针对中小型机构，如果功能过多，太过于繁杂，那么一个会导致软件上手慢，另外一个就是有可能预算开支较大，没有使用的功能完全起不到作用，就相当于浪费。
因此，提前做好沟通调研的准备工作，是非常有必要的。此外，软件购买之前沟通调研的过程，也相当于是一次非正式的预告，让未来会使用的相关同事能够有一个预期和心理准备。
二、在软件购买后，需要做好相关功能的准备，为全面启用上线打下良好基础
从软件购买好到进入全面日常的使用，会有一个准备的阶段。不要小瞧了这个阶段，它有可能会是这次系统软件上线的关键节点。过去的日常工作中，许多机构仍旧使用普通的电脑表格，甚至还在使用纸质的文档，对上课情况、课时信息等关键数据进行记录。因此，如果同步或者切换到教务管理系统软件之前，需要把过去的数据整理好并导入系统内。只有当这项工作完成好了之后，相关的使用人员才可以基于过往的记录，进行后续的数据记录和更新工作。
有一些机构因为内部工作协调和安排没有做好，导致整个数据导入的工作被拖延，甚至被推后了几周，这样就不能及时发挥教务管理系统软件应有的功效。另外，对于一部分正在积极参与和推进此项工作同事来说，这还会有可能影响到他们的信心。
所以，建议尽可能在一周之内，完成相关数据的收集、整理和导入工作。一般来说，教务管理系统软件的服务商都有相关的数据模板提供。只要提前安排协调好了同事，并按照格式准备好了数据，整个导入的过程在实际操作中耗时其实非常短。
三、在软件使用中，需要做好相关使用的培训，为日常运营正确使用提供协助
在日常使用中，由于涉及到的功能会逐渐增多，有些功能未必在一开始上线之前的介绍中提到。因此，有必要在使用中持续进行相关的使用学习和培训。
在时间准备充分的情况下，可以在数据正式导入好，并进入日常使用之前，协调相关人员做一次培训和模拟操作。这样，可以让相关同事，可以看到软件使用前后的不同和直观的感受到效果。同时，也可以尽早发现使用中的疑问，在使用中可得到解决，或者提交给软件服务商的来协助解答。进入日常使用的状态后，如果有疑问，可以通过查询使用文档，观看使用演示视频，以及联系客户服务代表，来解决使用中的问题。
培训的主要目的是为了，可以让软件得到正确使用，最大限度地发挥其作用。做好培训后，可以避免由于使用不当，把一些数据错误的记录下来，或者记录到错误的地方，反而产生额外的工作量。在使用的过程中，特别是在早期头一两周的阶段，可以定期存档，并对记录的数据进行检查核对。